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行业资讯

武汉物业公司如何避免诉讼风险?

官司的核心在于打证据。如前期武汉物业公司未进行较为完善的证据固定,当面临诉讼时,则难免因举证困难而承担不利的诉讼后果。

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》的要求,“原告向人民法院起诉或者被告提出反诉应当附有符合起诉条件的相应的证据材料。当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的由负有举证责任的当事人承担不利后果。”所以,证据提交规则一般是谁主张,谁举证。当然,个别案件实施举证可能会责任倒置,讲到物业服务合同纠纷,则往往由物业公司承担举证责任。所以,在日常工作中需要我们有留存证据归档的意识。

对于前期物业服务费催收案件,物业服务企业需注意从以下五方面组织及固定相关证据:

1、“核心法律关系”证据

(1)固定物业服务企业与建设单位签订的《前期物业服务协议》(俗称“大合同”)。如同时存在物业服务企业与业主之间签订《前期物业服务合同》(俗称“小合同”)的,需同时进行证据固定,并注意仔细比对大合同与小合同之间的差异,以进行法律风险把控与措施应对。

(2)固定《前期物业服务协议》的备案文件。

2、“房屋交付”证据

基于房屋交付系业主缴纳物业服务费的起算点,因此,物业服务企业需注意固定“房屋交付”之证据,包括但不限于:《交房通知》及邮寄凭据、业主填写的入伙资料(即业主填写的房屋交付资料)、《住宅质量保证书》及《住宅使用说明书》,等等。

对于房屋入伙(即房屋交付)时业主填写的入伙资料,建议物业服务企业注意业主是否已填写通讯信息(包括但不限于联系电话、通讯地址、业主所在单位、紧急联系人、视为送达条款确认等),上述通讯信息的完善将有助于相关函件的有效送达及实现诉讼时效的中断。

3、“欠费明细”证据

包括但不限于:《欠费明细单》(主要涉及拖欠物业费、违约金等)、《物业服务费备案性文件》等。

4、“书面催收”证据

包括但不限于:《催款函》及EMS邮寄凭证或《律师函》及EMS邮寄凭证、《邮件全程查询跟踪单》(需加盖邮戳)、《NC系统凭据》等。

5、“物业服务”证据

对于物业服务费催收诉讼案件,业主时常会以物业服务企业未提供物业服务或提供的物业服务存在瑕疵为由进行抗辩。为此,物业服务企业还需按照《前期物业服务协议》所附的《物业服务标准》组织物业服务企业提供物业服务的证据,包括但不限于:公共秩序维护、共用部位及共用设施设备维护、共用区域卫生清洁、综合管理等方面的证据。同时,物业服务企业应尤其注意该《物业服务标准》中的“性量化”内容,以防止因未达到相关量化性标准从而被认定为提供的物业服务存在瑕疵,从而致使物业服务费本金被打折或相关违约金不被支持等法律风险。

司法实践中,物业公司在诉讼中并不能单纯依靠物业服务合同诉讼,除去现场证据、各项管理记录外,法院还会将物业公司在该院相关案件审理案件情况及当时实地走访情况作为裁判依据之一。因此日常工作中留下的点点凭证,有针对性的留存证据也相当重要。以下这8大类档案,可供借鉴。

1、每季度出具物业服务报告,在园区公示,有业委会项目可在业委会备案。

2、公告张贴时,建立公告台账。包括如禁止违章搭建、禁止占用公共区域、施工公告、消杀、清洗外墙公告、禁止高空抛物等,也在留存范围内。

3、电梯维修、外墙清洗、消杀、绿化、管道疏通等工作中应当建立工作记录台账,适当的将工作情况及结果在园区进行公示。

4、日常业主维修、投诉等及时处理并书面与业主确定处理结果。

5、日常涉及业主签字事宜,必须业主本人签字,非本人签字应当由代签人注明与业主的关系。

6、公司文本文件涉及业主签字,不得进行修改、涂画、增加、备注。

7、不定期进行物业服务问卷调查,针对业主疑问事宜,及时跟进解决并由业主确认跟进结果。

8、物业服务过程中各种工作记录应当留存2年以上。

除以上几个方面外,武汉物业企业还需注意其他方面的相关证据。如停车场管理、物业多种经营等。其他法律风险高发区域,也需按照类似的思路进行证据固定。物业企业需构建高风险区域法律风险防范体系,避免在诉讼时处于不利之地。